15 listopada 2018, 10:00:III Edycja Kongresu 590 - Centrum Wystawienniczo-Kongresowe Województwa Podkarpackiego - G2A Arena Jasionka 954 36-002 Rzeszów, Polska

Brak papieru to mniejsze wydatki. Nowe przepisy już od stycznia

archive-1850170_1280

Nowe przepisy ułatwiające przechowywanie firmowych dokumentów wejdą w życie już na początku stycznia 2019 r. Pracodawcy mogą zaoszczędzić na tej zmianie około 130 mln złotych rocznie.

O sprawie pisze Rzeczpospolita. Zmiany w e-administracji mają uprościć sposób zbierania danych przez pracodawców o swoich byłych i obecnych współpracownikach, zleceniobiorcach czy kontrahentach oraz wprowadzić szereg innych zmian, w tym skrócić czas przechowywania informacji z 50 lat tylko do 10.

Przyczyni się to do szybszego przesyłania wiadomości między firmą a urzędem i zwiększy ich transparentność oraz poprawi jakość powietrza i przyczyni się do rozwoju świadomości ekologicznej w społeczeństwie.

Pomocna dłoń cyfryzacji

Od stycznia przyszłego roku będzie istniała możliwość wyboru czy chcemy prowadzić dokumentację firmy w wersji papierowej, czy elektronicznej. Takie rozwiązanie będzie dotyczyło nowo przyjętych osób w 2019 roku.  Jeśli chcemy skrócić okres przechowywania akt pracowniczych osób przyjętych po roku 1999 musimy przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

W przypadku przejścia z wersji papierowej na elektroniczną pracodawca musi stworzyć folder cyfrowy i oznaczyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pieczęcią elektroniczną lub podpisem osoby do tego upoważnionej, która potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Właściciel może też zamienić elektroniczną wersję na papierową. W tym celu trzeba  sporządzić wydruk i opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Będziesz też można, w każdej chwili zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych po wcześniejszym zgłoszeniu do ZUS. Niestety pracowników zatrudnionych przed tym okresem będą obowiązywały stare zasady, czyli okres 50 lat w wersji papierowej.

Nowe obowiązki pracodawcy

Pracodawca od 1 stycznia 2019 roku będzie dostarczał do ZUS: imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (będzie wysyłany w określonych okolicznościach).

Obowiązkowo poinformuje ZUS o zakończeniu współpracy z pracownikiem, w tym celu właściciel wypełni formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz poinformuje z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Od stycznia 2019 roku zmienią się również zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Podstawową formą będzie wpłata na konto pracownika. Więcej informacji o e-aktach oraz innych zmianach w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 roku, znajdziesz tutaj.