To działanie ma na celu zwiększenie przejrzystości działań pracowników, którzy muszą teraz korzystać z monitorowanych kanałów komunikacji. Ma to zapobiegać ryzyku prowadzenia rozmów na prywatnych, nieodpowiednio zabezpieczonych urządzeniach. Taka komunikacja jest częstym problemem zarówno w biznesie, jak i polityce – co dobrze znamy chociażby z polskiego podwórka.

NatWest blokuje WhatsAppa i Messengera

Wiadomości wysyłane przez niezarejestrowane komunikatory mogą być trudne do odzyskania, a nawet ustawione tak, aby znikały po jakimś czasie. Natomiast w przypadku „zatwierdzonych” platform pracodawca posiada pełny dostęp do zapisów rozmów, co ułatwia nadzór nad przestrzeganiem zasad i norm, a także śledzenie działań pracowników w przypadku podejrzenia różnego rodzaju naruszeń.

„Podobnie jak wiele organizacji, zezwalamy na korzystanie wyłącznie z zatwierdzonych kanałów do komunikowania się w sprawach biznesowych, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie” – czytamy w oświadczeniu NatWest.

Nierejestrowane komunikowanie się pracowników może mieć poważne konsekwencje finansowe. W ciągu ostatnich kilku lat amerykańskie banki takie jak JPMorgan Chase, Wells Fargo, Bank of America i Citigroup zostały ukarane grzywnami w wysokości ponad 2,8 miliarda dolarów za niewłaściwe prowadzenie dokumentacji. Pracownicy nie byli bowiem w stanie odzyskać wiadomości z prywatnych platform komunikacyjnych.

Decyzja NatWest wpisuje się w szersze trendy regulacyjne. Brytyjski organ nadzoru bankowego, Financial Conduct Authority, rozważa zbadanie sposobu, w jaki pracownicy banków korzystają z usług przesyłania wiadomości. Decyzja ta wynika z niedawno nałożonej kary finansowej na Morgan Stanley. Grzywna była spowodowana odkryciem połączeń telefonicznych wykonywanych z prywatnych urządzeń za pośrednictwem WhatsAppa, a to miało stanowić naruszenie zasad prowadzenia dokumentacji.

Przypadki niekontrolowanego użycia komunikatorów są widoczne również w sektorze publicznym. Przykładowo, dochodzenie w sprawie pandemii Covid-19 w Wielkiej Brytanii ujawniło, że pracownicy rządowi usuwali wiadomości wymieniane przez WhatsApp. Sytuacja dotyczy między innymi ówczesnego premiera Borisa Johnsona, który stwierdził, że stracił około 5000 wiadomości. W Polsce również pamiętamy przypadki korzystania z prywatnych skrzynek mailowych do omawiania poważnych tematów wagi państwowej.