Nowy system ma zastąpić kosztowną i czasochłonną obsługę kadrową, z którą najmniejsze podmioty często musiały radzić sobie samodzielnie albo przy pomocy biur rachunkowych. Ministerstwo przekonuje, że dzięki cyfryzacji formalności proces zatrudniania staje się prostszy i mniej podatny na błędy.

Nowy system do zatrudniania pracowników online

Użytkownicy otrzymują dostęp do gotowych wzorów dokumentów – od umów o pracę i zleceń po umowy uaktywniające dla niań. Wszystkie formularze są zgodne z obowiązującymi przepisami, a ich podpisanie możliwe jest przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.

Platforma “nie kończy się” na samym zatrudnieniu pracownika. System umożliwia także przygotowanie aneksów, wypowiedzeń oraz świadectw pracy. Całość zaprojektowano tak, aby użytkownik był prowadzony krok po kroku przez proces rekrutacji. Kolejne etapy pojawiają się dopiero po uzupełnieniu wymaganych danych. Istotnym atutem systemu jest bezpośrednie połączenie z instytucjami publicznymi. Pracodawca może zgłosić zatrudnienie do ZUS oraz urzędu skarbowego bez opuszczania platformy, co eliminuje konieczność korzystania z kilku różnych portali.

Z rozwiązania mogą korzystać podmioty zatrudniające maksymalnie dziewięć osób, a także rolnicy i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Dla pracowników obsługiwanych w systemie cała dokumentacja prowadzona jest wyłącznie elektronicznie, co oznacza brak obowiązku przechowywania papierowych akt osobowych.

Trzeba jednak pamiętać, że narzędzie dotyczy wyłącznie nowo zatrudnianych osób lub takich, dla których nie prowadzono wcześniej dokumentacji. Co więcej, po wyborze formy elektronicznej nie ma możliwości powrotu do papierowych akt w trakcie trwania umowy – pracodawca musi korzystać z systemu aż do zakończenia zatrudnienia.

Dostęp do platformy możliwy jest przez portal Praca.gov.pl. Logowanie odbywa się za pomocą login.gov.pl, m.in. przez bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel. Resort pracy zapowiada dalszą rozbudowę systemu o kolejne funkcje. Dla użytkowników przygotowano również wsparcie techniczne – działa infolinia „Zielona Linia”, dostępna jest dokumentacja użytkownika, a uwagi można przesyłać bezpośrednio do ministerstwa.