Zapowiadane od miesięcy zmiany w systemie fakturowania stały się faktem. Krajowy System e-Faktur (KSeF) rozpoczął oficjalne działanie i – wbrew wcześniejszym obawom części środowiska biznesowego – funkcjonuje stabilnie. System umożliwia przedsiębiorcom nie tylko wystawianie i przesyłanie faktur, ale również ich odbiór oraz archiwizację w formie elektronicznej. Minister finansów poinformował w niedzielę w serwisie X, że do KSeF trafiły już pierwsze tysiące dokumentów.

KSeF – kto i od kiedy ma obowiązek korzystać z systemu

Od 1 lutego obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF dotyczy wyłącznie największych podmiotów, czyli firm, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Według danych Ministerstwa Finansów chodzi o około 4,2 tys. przedsiębiorstw.

Kolejny etap wdrażania systemu rozpocznie się 1 kwietnia. Wówczas obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie pozostałe firmy, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów. Te ostatnie – czyli przedsiębiorstwa, których miesięczne obroty dokumentowane w KSeF nie przekraczają 10 tys. zł – zostaną objęte obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Jednocześnie już od 1 lutego wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, są zobowiązane do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.

Terminy przesyłania faktur i tryb offline

Faktury wystawione w systemie nie muszą być przekazywane natychmiast po ich sporządzeniu, jednak powinny zostać przesłane niezwłocznie – w trybie online, najpóźniej tego samego dnia. Takie rozwiązanie pozwala na zachowanie prawidłowej daty transakcji w systemie.

W przypadku braku dostępu do internetu lub awarii możliwe jest skorzystanie z trybu offline. W takiej sytuacji faktury należy przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym, a klientowi przekazać dokument z kodem QR w formie wizualnej. Jeśli dojdzie do dłuższej przerwy technicznej, przedsiębiorca ma siedem dni na przesłanie faktur od momentu przywrócenia dostępu do systemu. Oznacza to, że nie ma konieczności gromadzenia dokumentów do końca miesiąca, przy jednoczesnym zachowaniu ogólnych terminów wynikających z ustawy o VAT.

Ministerstwo Finansów poinformowało również, że w bieżącym roku firmy nie będą karane za błędy związane z niewłaściwym stosowaniem KSeF.

Krajowy System e-Faktur nie jest obowiązkowy dla faktur wystawianych na rzecz konsumentów indywidualnych. Oznacza to, że dokumenty dotyczące m.in. opłat za prąd, gaz czy inne usługi dla osób fizycznych mogą być nadal wystawiane na dotychczasowych zasadach. Przepisy dopuszczają jednak możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF również w przypadku sprzedaży konsumenckiej.