Kwalifikowana pieczęć to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej. Pojęcie zostało wprowadzone w unijnym rozporządzeniu eIDAS z myślą o podmiotach (firmach, urzędach, instytucjach), które dzięki pieczęci mogą autoryzować udostępniane przez siebie dokumenty.

Mobilna e-pieczęć od KIR – jak to działa?

W cyfrowym obiegu powszechnie wykorzystuje się już kwalifikowany podpis elektroniczny, który zawiera indywidualne dane osobowe użytkownika podpisującego dokumenty. Pieczęć elektroniczna pełni taką samą funkcję jak podpis elektroniczny, ale wydawana jest dla konkretnego podmiotu. Nie zawiera więc danych osobowych, a wyłącznie nazwę podmiotu, zgodną z nazwą rejestrową, identyfikator – taki jak NIP, czy KRS oraz adres.

Za pomocą pieczęci można potwierdzić, że podpisane dokumenty powstały faktycznie w danej firmie. Dokument, opatrzony firmową pieczęcią, odbiorca może w łatwy sposób zweryfikować, tj. potwierdzić czy nie został zmodyfikowany oraz czy pochodzi z pewnego źródła.

Pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie w różnych obszarach działalności w każdej organizacji, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Służy do autoryzowania regulaminów, e-faktur, dokumentów księgowych, zaświadczeń, sprawozdań oraz oficjalnej korespondencji. Można ją stosować w komunikacji z klientami i partnerami, sygnować firmowe dokumenty i faktury elektroniczne. Dzięki e-pieczęci można jednocześnie stemplować wiele dokumentów. Pieczęć będzie również wspierać wdrożenie regulacji dotyczącej KSeF i jest honorowana we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Kwalifikowaną e-pieczęć KIR udostępnia w różnych wariantach:

  • Pieczęć na karcie kryptograficznej
  • Pieczęć na module kryptograficznym HSM: pieczęć może być przechowywana na module HSM dostarczanym przez KIR lub własnym module klienta.
  • Pieczęć mobilna: opcja dostępna na dowolnym urządzeniu, jak laptop czy telefon, nie wymaga dodatkowej karty ani czytnika. Do każdej pieczęci składanej przez portal mSzafir dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu.