Znaczna część dokumentów wykorzystywanych w codziennej działalności firm nie wymaga zachowania formy pisemnej. Dotyczy to m.in. wielu umów handlowych, zamówień, porozumień o poufności czy części dokumentów kadrowych. W takich przypadkach wystarczająca może być najczęściej stosowana w biznesie forma dokumentowa, o ile przepisy lub ustalenia stron nie przewidują surowszych wymogów. Dla przedsiębiorstw istotne pozostaje jednak wiarygodne ustalenie tożsamości osoby składającej podpis. Stosowanie podpisu kwalifikowanego przy każdym dokumencie wiąże się natomiast z dodatkowymi kosztami i formalnościami, które nie zawsze są uzasadnione charakterem danej czynności.

E-podpis imienny. Nowość na rynku podpisów elektronicznych

– Nie pod każdą umową wymagany jest podpis kwalifikowany, ale firmy chcą mieć pewność, kto podpisał dokument i móc to w razie potrzeby wykazać. Podpis zaawansowany imienny odpowiada na tę potrzebę. Łączy poprzedzającą złożenie podpisu weryfikację tożsamości z certyfikatem zawierającym dane podpisującego, a jednocześnie pozwala ograniczyć koszty w procesach, które nie wymagają podpisu kwalifikowanego – mówi Bartosz Witkowski, prezes Signius.

Uzyskanie podpisu imiennego poprzedza zdalna weryfikacja tożsamości. Użytkownik może potwierdzić swoje dane za pośrednictwem aplikacji mObywatel, samodzielnej identyfikacji AutoIdent lub wideoweryfikacji prowadzonej z udziałem konsultanta. Po pozytywnej weryfikacji wydawany jest niekwalifikowany certyfikat imienny, przypisany do konkretnej osoby. Dane podpisującego pozostają dostępne w certyfikacie powiązanym z podpisanym dokumentem, co umożliwia ich późniejszą weryfikację.

Podpis imienny nie zastępuje podpisu kwalifikowanego. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS to kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, a w polskim prawie pozwala zachować formę elektroniczną równoważną formie pisemnej. Nowe rozwiązanie jest przeznaczone do procesów, w których wystarczający jest inny sposób potwierdzenia oświadczenia i tożsamości podpisującego.