Rozprawa była dużym przedsięwzięciem logistycznym, nie tylko ze względu na liczbę uczestników i rozlokowanie ich w różnych miejscach Europy. Było to także poważne przedsięwzięcie technologiczne. Na potrzeby posiedzenia powstała wirtualna sala rozpraw, cyfrowe pokoje dla stron sporu i zespołów biegłych (tzw. break rooms) oraz poczekalnie dla świadków (tzw. waiting rooms). Uczestnicy rozprawy udostępniali w jej trakcie prezentacje i opinie za pomocą funkcji share screen.

Wideorozprawa w trybie hybrydowym

– W arbitrażu międzynarodowym rozprawy online są dziś standardem. W czasie pandemii wszystkie duże instytucje arbitrażowe, jak np. ICC w Paryżu, promują właśnie taki sposób prowadzenia postępowań. Jeśli chodzi o Polskę, nasz sąd jest na tym polu prekursorem – mówi Agnieszka  Durlik, dyrektor generalna Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.

Wideorozprawa odbywała się w trybie hybrydowym – w siedzibie SA KIG obecny był tylko zespół orzekający. Pozostali uczestnicy postępowania łączyli się zdalnie. Średnio w każdym posiedzeniu uczestniczyły 24 osoby, w tym obecni podczas przesłuchania świadków oraz biegłych mężowie zaufania po każdej ze stron sporu, oraz managerowie dokumentowi.

Posiedzenia zwoływano w dwóch tygodniowych sesjach trwających w sumie 13 dni oraz w trzech dodatkowych terminach – ok. 80 godzin. W sumie arbitrzy wydali orzeczenie po ok. 16 dniach i 8 godzinach.

A co w razie problemów technicznych?

Przed posiedzeniem Sąd Arbitrażowy przy KIG przeprowadził kilka połączeń testowych z uczestnikami, łączącymi się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. Przygotowano także plan awaryjny dla tych uczestników, którzy mieliby problemy techniczne – mogli oni skorzystać ze specjalnie wydzielonych w siedzibie SA KIG pomieszczeń oraz znajdującego się w nich sprzętu.

W trakcie całej rozprawy uczestnicy postępowania mogli korzystać ze wsparcia technicznego specjalistów IT, których wyznaczyły strony sporu. A w razie wystąpienia awarii, zaplanowano możliwość połączenia telefonicznego oraz mailowego z sekretarzem postępowania.

Wideorozprawa odbywała się przed SA KIG w terminie listopad 2020 r. – luty 2021 r.