28 listopada 2018, 09:00:Impact fintech'18 - Łódź

Papierowa dokumentacja odchodzi do lamusa

Akta pracowników

Nowe zasady pozwalają prowadzić akta osobowe pracowników firmy wyłącznie w postaci elektronicznej. Pracodawca będzie miał zatem dostęp do dokumentów pracownika z każdego miejsca, w którym da się skorzystać z nośnika elektronicznego.

Zmiany w e-administracji wprowadzą wiele ułatwień dla prowadzących działalność gospodarczą. Przedsiębiorcy będą mogli gromadzić dane o firmie w wybrany przez siebie sposób, a nie jak dotychczas obowiązkowo w formie papierowej. To tylko niektóre nowe regulacje, które wejdą z początkiem nowego roku.

Powiększ

Wykres-zmian
Wykres zmian.

Zmiany na lepsze

Ustawa, której większość przepisów wchodzi w życie 1 stycznia 2019, daje pracodawcy możliwość prowadzenia akt pracowniczych nie tylko w wersji papierowej lub papierowej i elektronicznej, ale także wyłącznie elektronicznie. Dotychczas obowiązkowo należało przechowywać dokumenty osobowe w papierze, nawet jeśli istniała również ich wersja elektroniczna.

Nowe przepisy zezwalają także na zmianę dotychczasowej dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Obowiązkiem pracodawcy będzie wówczas poinformowanie pracowników o zmianie formy przechowywania danych oraz o możliwości odebrania przez nich dokumentów papierowych w ciągu 30 dni. Po upływie tego terminu pracodawca będzie miał prawo je zniszczyć.

W przypadku przejścia z wersji papierowej na elektroniczną pracodawca musi stworzyć folder cyfrowy i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pieczęcią elektroniczną lub podpisem osoby do tego upoważnionej, która potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Właściciel może też zamienić elektroniczną wersję na papierową. W tym celu trzeba  sporządzić wydruk i opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Krócej znaczy wygodniej

Nowe przepisy umożliwiają skrócenie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat z dotychczasowych 50 lat. Zmiana ta dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Nowe regulacje pozwalają, również skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Pracodawca aby to zrobić składa do ZUS-u oświadczenie o zamiarze dostarczenia raportów informacyjnych od wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018.

Dane pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będą przechowywane na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

ZUS – kontrola przedsiębiorców

Pracodawca od 1 stycznia 2019 roku będzie dostarczał do ZUS: imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (będzie wysyłany w określonych okolicznościach). Obowiązkowo poinformuje ZUS o zakończeniu współpracy z pracownikiem, w tym celu właściciel wypełni formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz poinformuje z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Od stycznia 2019 roku zmienią się również zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Podstawową formą będzie wpłata na konto pracownika.