Procedury Know Your Customer w praktyce oznaczają staranną weryfikację tożsamości klientów, ale nie tylko. Sprawdzane są także źródła pochodzenia posiadanych środków pieniężnych czy wiarygodność prowadzonej działalności gospodarczej.

Wraz z dynamicznym rozwojem technologii finansowych i coraz większą świadomością zagrożeń związanych z wszelkiego rodzaju oszustwami, regulacje dotyczące procedur Know Your Customer stały się nieodłączną częścią działalności instytucji finansowych na całym świecie. KYC ma zapobiegać nielegalnym działaniom takim jak pranie brudnych pieniędzy, finansowanie terroryzmu czy oszustwa finansowe.

Wielopoziomowa weryfikacja

Takie procedury zwykle obejmują kilka etapów. Pierwszym z nich jest pozyskanie i weryfikacja danych klienta. Ten krok wymaga przedstawienia instytucji podstawowych informacji, takich jak numer PESEL i inne dane osobowe, a w wypadku firm – numeru NIP, charakteru działalności, a czasem nawet listy klientów czy kontrahentów. Po uzyskaniu odpowiednich informacji i dokumentów, bank przechodzi do oceny ryzyka klienta i wszczęcia odpowiednich procedur w zależności od tego, czy to ryzyko okaże się niskie bądź wysokie. Ostatni etap KYC to ciągły monitoring działań klientów, który pozwala na wykrycie podejrzanych działań i zapobieganie przestępstwom finansowym.

Dla klientów już pierwszy etap procedury może się okazać mało komfortowy. Nie jest tajemnicą, że gdy osobiście pojawiamy się w banku celem założenia konta, pracownik będzie od nas wymagał okazania dowodu tożsamości. Jednak obecnie również platformy online, takie jak Wise czy Revolut, mają obowiązek weryfikacji takich danych, a internetowe przesyłanie skanu dowodu może budzić wątpliwości. Powstają przecież całe kampanie o zagrożeniach związanych z udostępnianiem swoich danych w sieci – a znalezienie się dowodu osobistego w niepowołanych rękach może być źródłem późniejszych problemów finansowych, jeśli np. komuś uda się zaciągnąć zobowiązanie finansowe na nasze dane.

Regulacje prawne

Szczegółowa identyfikacja klientów jest jednak obowiązkiem instytucji finansowych, wynikającym z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML, czyli Anti-Money Laundering). Nakłada ona na banki obowiązek posiadania aktualnych danych swoich klientów oraz weryfikacji źródeł pochodzenia ich środków celem wykluczenia podejrzeń z tym związanych, oraz oczywiście ominięcia ryzyka, które za tym idzie. Przepisy dotyczące AML stanowią kluczowy element globalnej strategii zwalczania przestępczości poprzez utrudnianie przestępcom wykorzystywania systemu finansowego do ukrywania i transferu nielegalnie uzyskanych środków. Co więcej, ułatwiają wykrywanie nietypowych zachowań użytkowników – analizują transakcje i identyfikują te, które mogą być podejrzane. Mowa tu na przykład o transferach dużych kwot, powtarzających się napływach środków z wątpliwych źródeł czy częstym kontakcie z osobami wcześniej uznanymi za podejrzane.

Ustawa zobowiązuje instytucje finansowe do aktualizowania procedur AML przynajmniej co dwa lata. Istotna jest także ocena ryzyka oraz weryfikacja kontrahentów pod kątem ich potencjalnego zaangażowania w nielegalne działania. Oprócz tego, instytucje muszą zgłaszać do GIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej) dokonane transakcje przekraczające kwotę 15 000 euro, a także wszelkie inne podejrzane działania swoich klientów.

Problemy dla zwykłych ludzi

Chociaż sam zamysł procedur AML, w tym KYC, jest uzasadniony, to takie praktyki mogą być dla indywidualnych klientów dość uciążliwe. Przepisy dotyczące Know Your Customer w ostatnich latach mocno się zacieśniły, przez co instytucje płatnicze chcą wiedzieć o nas coraz więcej. Przykładowo, zakładając konto na platformie Wise (dawniej Transferwise) lub Revolut przed dziesięcioma laty, napotykaliśmy procedury znacznie mniej restrykcyjne w porównaniu do dzisiejszych standardów. Obecnie firmy żądają znacznie bardziej szczegółowych danych i dokumentów, co może prowadzić do frustracji klientów. Jednym z potencjalnych skutków zaostrzenia procedur KYC jest zwiększenie ryzyka wystąpienia błędnych podejrzeń wobec użytkowników, które mogą prowadzić do nieuzasadnionych blokad kont klientów. W takich sytuacjach konieczne jest zapewnienie klientom przejrzystych procedur odwoławczych oraz szybkiej reakcji ze strony instytucji finansowych celem wyjaśnienia wątpliwości.

W świetle rosnących zagrożeń związanych z przestępczością finansową, wdrażanie procedur KYC jest niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa transakcji finansowych i zgodności z przepisami prawnymi. Wiąże się to jednak z wyzwaniami nie tylko dla samych instytucji, ale również dla użytkowników korzystających z ich usług. Dlatego istotne jest, aby firmy opracowywały i wdrażały procedury KYC w sposób równoważący potrzeby bezpieczeństwa z wygodą i zadowoleniem klientów.