Dzięki zastosowaniu kwalifikowanych podpisów i pieczęci ze znacznikiem czasu oraz kwalifikowanej walidacji cały proces dowodowy zrealizowanych dostaw, oraz czynności odbiorowych został zaprojektowany i wdrożony w postaci elektronicznej. Wprowadzone rozwiązania praktycznie do zera  zredukują liczbę papierowych dokumentów, znacznie ułatwiając ich archiwizację i oszczędzając tony papieru.

Żabka zaoszczędzi rocznie około 15 mln arkuszy papieru

We wrześniu 2020 r. Żabka informowała o masowym wykorzystaniu podpisów kwalifikowanych do zdalnego podpisywania dokumentów pomiędzy centralą sieci a franczyzobiorcami. Żabka poszła o krok dalej i wdrożyła kolejny etap cyfryzacji procesów związanych z tzw. e-logistyką towarów rozumianych jako ich dostawy, ale także zwroty.

Eliminacja dokumentów papierowych lub ich znaczne ograniczanie to tylko jeden z kluczowych elementów, który przyczynił się do realizacji projektu. Pozostałe dwa elementy to prawne zabezpieczenie, w sposób elektroniczny, przekazywania towarów między uczestnikami procesów logistycznych oraz – co za tym idzie – zapewnienie pełnej audytowalności w czasie rzeczywistym obrotu towarami. Całość rozwiązania została o chmurę Microsoft Azure. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów tylko w obszarze logistyki Żabka jest w stanie zaoszczędzić rocznie około 15 mln arkuszy papieru.

Logistyka w wersji paperless

Logistyka Żabka Polska to obecnie 7 centrów logistycznych i 20 terminali przeładunkowych, 670 kierowców, którzy rocznie przemierzają około 30 mln km. Między innymi wdrożenie podpisu elektronicznego przyczyni się znacząco do uproszczenia i skrócenia procesów logistycznych związanych z dostawami – do blisko 7000 placówek sieci – w które zaangażowanych jest wiele stron, w tym franczyzobiorcy, pracownicy administracji magazynów i terminali centrów logistycznych oraz kierowcy samochodów dostawczych.

Przyniesie ono również minimalizację ewentualnych błędów w trakcie dostaw oraz przełoży się na ograniczenie procesu archiwizacji dokumentów. Co ważne, wpłynie ono także na stopniowe zmniejszanie do niezbędnego minimum ilości dokumentów drukowanych w procesach logistyki dostaw do placówek. Digitalizacja dokumentów i przyjęcie towaru za pomocą skanera, z punktu widzenia franczyzobiorców jest znaczącym krokiem z uwagi na to, że proces odbioru towaru będzie następował jeszcze szybciej i sprawniej.

Dodatkowo rezygnacja z papieru przekłada się na ochronę środowiska. W listopadzie 2020 roku Żabka otworzyła w Warszawie sklep zasilany w 100% zieloną energią.