Z wywiadu dowiecie się między innymi jak przebiega proces złożenia zaawansowanego e-podpisu, w jakich branżach sprawdza się to rozwiązanie, jakie plany ma Autenti oraz ile firm już korzysta z usług fintechu. W rozmowie poruszyliśmy także kwestię „odpapierzania” biznesu, czyli idei paperless.

Agnieszka Biskup, Product Manager w Autenti

Justyna Kaczmarczyk, Product Portfolio Manager w Autenti

Monika Lipiec: Oferujecie między innymi zaawansowany podpis elektroniczny. Jak to działa?

Agnieszka Biskup i Justyna Kaczmarczyk: Zaawansowany e-podpis Autenti jest niekwalifikowaną usługą zaufania podpisu elektronicznego, spełniającą wymogi art. 26 eIDAS, umożliwiającą ustalenie tożsamości podpisującego. Weryfikacja polega na pozyskaniu informacji przed złożeniem podpisu o tożsamości klienta oraz ich sprawdzeniu z wykorzystaniem wiarygodnych metod identyfikacji. Podpis ten może zostać wykorzystany do relacji biznesowych, konsumenckich oraz pracowniczych, wszędzie tam, gdzie nie ma prawnego wymogu zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

M.L.: W takim razie, czym różni się podpis zaawansowany od podpisu kwalifikowanego?

A.B. i J.K.: Główna różnica polega na tym, że podpis kwalifikowany zgodnie z eIDAS jest równoważny podpisowi własnoręcznemu (forma elektroniczna). Zaawansowany podpis Autenti użyjemy wszędzie tam, gdzie przepisy prawa nie wymagają zachowania formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności – czyli większości dokumentów funkcjonujących w obrocie gospodarczym. Zaawansowany e-podpis Autenti pozwala natomiast, tożsamo jak przy podpisie kwalifikowanym, ustalić tożsamość osób podpisujących, dzięki przeprowadzonej weryfikacji tożsamości, która następuje przed złożeniem podpisu.

M.L.: Jakie dokumenty można podpisać za pomocą zaawansowanego e-podpisu Autenti?

A.B. i J.K.: Na platformie Autenti klienci za pomocą zaawansowanego e-podpisu mogą podpisać takie dokumenty jak m.in.: umowa zlecenia, umowa o dzieło, (z wyłączeniem umów zawierających postanowienia dotyczące przeniesienia praw własności intelektualnej), umowa o współpracy, list intencyjny, umowa dostawcy, umowa  zachowaniu poufności, umowa sprzedaży rzeczy ruchomej, umowa zamiany, umowa najmu i dzierżawy na okres do roku. Warto dodać, że wykluczeniem będą dokumenty wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności,, które podpiszesz przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

M.L.: Jak przebiega krok po kroku proces złożenia zaawansowanego e-podpisu od strony podpisującego? Konieczne jest przy tym założenie konta albo zainstalowanie dodatkowej aplikacji?

A.B. i J.K.: Proces złożenia zaawansowanego e-podpisu jest bardzo intuicyjny i wymaga jedynie zrealizowania kilku prostych kroków. Po pierwsze  odbiorca dokumentu, otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem, za pośrednictwem którego uzyskuje dostęp do podpisywanego dokumentu. Przed złożeniem podpisu przez odbiorcę dokumentu, zostaje poproszony o przeprowadzenie identyfikacji. Proces identyfikacji jest realizowany w czasie rzeczywistym i daje natychmiastowy wynik. Podczas procesu identyfikacji, odbiorca jest informowany krok po kroku o czynnościach, które należy wykonać, aby zakończyć proces z sukcesem. W wyniku pozytywnej identyfikacji, umożliwione zostaje złożenie zaawansowanego podpisu elektronicznego na dokumencie.

Kolejnym etapem jest podpisanie dokumentu. W celu złożenia podpisu wymagane jest dwustopniowe uwierzytelnienie z wykorzystaniem jednorazowego kodu przesyłanego na numer telefonu odbiorcy wskazanego przez nadawcę. Po poprawnym wprowadzeniu jednorazowego kodu, zarówno odbiorca, jak i nadawca, otrzymują Kartę Podpisów Autenti z poświadczeniem o złożeniu podpisów i pieczęci elektronicznych.

M.L.: Czy firmy chętnie korzystają z takiego rozwiązania? W jakich branżach działają przeważnie Wasi klienci?

A.B. i J.K.: Zauważamy, że podpis zaawansowany cieszy się dużym zainteresowaniem wśród firm zajmujących się wynajmem sprzętu (umowy najmu i dzierżawy) oraz firm usługowych świadczących usługi, np. montowania fotowoltaiki. Do tych branż może także śmiało dołączyć sektor energetyczny oraz bankowy.

Warto dodać, że usługa podpisu zaawansowanego nie jest kierowana wyłącznie do kilku, wybranych branż, ale klientów każdego sektora. To odpowiedź na potrzebę potwierdzenie tożsamości przez strony zawierające umowę – tak, aby zyskać pewność, że podpisujemy umowę z właściwą osobą. Jest to aspekt niezwykle istotny dla biznesu prowadzonego na odległość. Mówiąc w skrócie – to ułatwienie procesu podpisywania dokumentów wymagających “okazania dowodu” przed zawarciem umowy, które nie wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

M.L.: Z Waszego doświadczenia – jakie motywy stoją zwykle za wdrożeniem zaawansowanego e-podpisu? Jakie zalety korzystania z tego narzędzia można tutaj wymienić?

A.B. i J.K.: Nasi klienci zwracają uwagę na kilka aspektów. Po pierwsze oszczędność czasu. 84 proc. dokumentów wysyłanych za pośrednictwem Autenti podpisywanych jest w ciągu pierwszych 15 minut od ich nadania. Trudno porównywać to z tradycyjnym obiegiem umów wysłanych np. za pośrednictwem kuriera czy poczty.

Druga sprawa to oszczędność pieniędzy. Segregator, papier, drukarka, awizo, skaner, koszty przesyłki – to wszystko kosztuje. Na starcie generujemy dla naszych klientów ok. 70 proc. oszczędności w porównaniu do tradycyjnego modelu podpisywania.

Trzecia rzecz to wygoda. Gdziekolwiek jesteś, możesz podpisać dokument, nie tylko jako nadawca, ale przede wszystkim w roli odbiorcy. Ten ostatni nie musi niczego instalować, za nic płacić, ani nawet posiadać konta na naszej platformie, aby skutecznie i bezpiecznie podpisać dokument elektronicznie. Dodatkowo nasi klienci podkreślają, że dzięki platformie Autenti oszczędzają czas i pieniądze na dojazd do klienta. Niektóre z firm tak jak np. przedstawiciele sektora bankowego, dzięki Autenti, nie muszą również płacić zewnętrznym firmom odpowiedzialnym za archiwizację dokumentów. Te elementy są najważniejsze w optymalizacji codziennej pracy, ale jak zauważyłeś, mają wpływ również na wygląd biura, a w szerszej perspektywie wpisują się w polityki zrównoważonego rozwoju.

M.L.: Na koniec zapytam o rolę rozwiązań takich jak zaawansowany e-podpis Autenti w „odpapierzaniu” biznesu. Czy papier odejdzie do lamusa, przynajmniej w niektórych branżach?

A.B. i J.K.: Każda firma bez wyjątku może przestawić się na bycie „paperless”. I wcale nie jest to mrzonka tzw. eko-fanatyków, a wręcz powinność każdego świadomego przedsiębiorcy w dzisiejszych, trudnych dla środowiska czasach. Dzięki pro-ekologicznemu podejściu można nie tylko pomóc Matce Ziemi, ale również, co obecnie jest kluczowe – obniżyć koszty i z powodzeniem zrealizować swoje biznesowe cele. My jako Autenti możemy się pochwalić, że już blisko 5 tys. firm korzysta z naszych usług, a tym samym ponad 4,5 miliona użytkowników podpisało już co najmniej jeden dokument na naszej platformie.

Co więcej w ciągu najbliższych trzech lat planujemy tę bazę klientów powiększyć 7-krotnie, a do końca 2023 roku będziemy obsługiwać na platformie wszystkie języki europejskie. Dlatego wierzymy, że przedsiębiorcy chcąc zoptymalizować swoje biznesy będą wybierać zrównoważone rozwiązania, jednocześnie biorąc pod uwagę tak ważną ochronę drzew oraz wody, co wpłynie na zminimalizowanie produkcji papieru.

M.L.: Dziękuję za rozmowę.

A.B.: Dziękuję.

J.K.: Również dziękuję.

Z Agnieszką Biskup oraz Justyną Kaczmarczyk rozmawiała Monika Lipiec, redaktor Fintek.pl.