W czasie pandemii paperless z wygody stał się koniecznością
Łukasz Piechowiak: Jak Pan podsumuje rok pracy po wdrożeniu Autenti?
Michał Miszułowicz: Na pewno intensywny. Rok 2020 był zupełnie inny niż się spodziewaliśmy. Po zamknięciu inwestycji znaliśmy plany Autenti na rozwój – założenia strategiczne, biznesplan. Zaczęliśmy również tworzyć strategię paperless dla naszego banku. Covid znacząco zweryfikował nasze założenia. Ewolucja zamieniła się w rewolucję – ze względu na lockdown rozwiązania paperless z wygody zmieniły się w sposób na utrzymanie ciągłości działania.
W rekordowym czasie jednego miesiąca podpisaliśmy nowe umowy o współpracy – w reżimie outsourcingu bankowego i rozpoczęliśmy dystrybucję platformy Autenti wewnątrz banku. Chodzi o dokładnie takie rozwiązanie jakie jest dostępne na stronie Autenti – samoobsługowa platforma do nadawania i podpisywania dokumentów. Dzięki czemu już wiosną mogliśmy dodawać kolejnych użytkowników – w kwietniu podpisaliśmy na platformie 88 dokumentów, podczas gdy w grudniu było to już 1320. Bardzo dużo nauczyliśmy się jako organizacja zarówno o elektronicznym podpisywaniu dokumentów, jak i o pracy zwinnej. Nie było czasu na projektowe konwenanse.
Ł.P.: Co udało się osiągnąć, a co niestety trzeba przełożyć na późniejszy okres?
M.M.: Na pewno udało się zaadaptować paperless do naszego DNA. Właściwie nie było tygodnia w którym nie prezentowaliśmy możliwości Autenti nowym obszarom banku lub spółkom z grupy BNP Paribas. Myślę, że złamaliśmy wszelkie tabu związane z elektronicznym podpisem – zostały jedynie kwestie organizacyjne. To właśnie zostaje do zrobienia. W 2020 roku pracowaliśmy w trybie awaryjnym – najważniejsze było dostarczenie możliwości podpisywania dokumentów i wprowadzanie zmian na platformie – tych krytycznych z naszego, bankowego punktu widzenia.
Współpracujący z nami zespół Autenti, okazał się dobrym partnerem. Dzięki temu zmiany wdrażaliśmy w błyskawicznym tempie, a w wielu przypadkach uniknęliśmy dzięki tej współpracy niepotrzebnej pracy. W tym roku w planach mamy zintegrowanie technologii Autenti do kolejnych procesów czy produktów. Na pewno będziemy też kontynuować działania informacyjno-edukacyjne o podpisie elektronicznym i samej platformie.
Ł.P.: Czy były trudności organizacyjne z wdrożeniem rozwiązania? Jak poradzono sobie ze szkoleniem pracowników w czasie pandemii?
M.M.: Wdrożenie platformy Autenti było poniekąd odpowiedzią na trudności organizacyjne wynikłe z lockdownu. Nasza organizacja bardzo szybko i sprawnie zaadaptowała się do nowych realiów – płynnie przeszliśmy na tryb zdalny. Szkolenia organizowaliśmy również zdalnie – ze wsparciem ze strony Autenti. Do tego spisywaliśmy sporo materiałów edukacyjnych i umieszczaliśmy je w naszym intranecie. W szkoleniach stawialiśmy na część praktyczną – dostęp do platformy był nadawany przed szkoleniem. Sama platforma jest bardzo intuicyjna.
Największym wyzwaniem były kwestie formalne – kiedy stosować podpis elektroniczny, a kiedy kwalifikowany, jak weryfikować poprawność podpisu czy jak połączyć proces opiniowania dokumentu z podpisem cyfrowym. Dookoła paperless pojawiły się też nowe wyzwania, na przykład jak skutecznie i zgodnie z przepisami weryfikować zdalnie strony umowy.
Ł.P.: Autenti to mniej papieru – omawialiśmy to już wielokrotnie. Ale często jest tak, że w toku stosowania danego rozwiązania dostrzegamy jego wcześniej nieujawnione zalety. Czy w tym wypadku też udało się odkryć taką dodatkową wartość dodaną?
M.M.: Tak! Po pierwsze sam proces podpisywania jest dużo szybszy. Nie trzeba nikogo szukać – wszystkie dokumenty są przekazywane przez platformę, wiadomo kto podpisał, a kto jeszcze nie. Po drugie – forma cyfrowa pomaga w utrzymaniu porządku – wszyscy od razu maja oryginał dokumentu, a ponadto można, np. wyszukiwać kluczowe słowa w podpisanej umowie – bo jest to PDF, a nie skan.
Zastosowanie technologii Autenti jest fundamentem, na którym możemy budować kolejne usprawnienia. Dzięki przeniesieniu dokumentu/umowy w całości do świata cyfrowego możliwa jest dalsza cyfrowa praca na tym dokumencie. Dla mnie jest to absolutna podstawa cyfrowej transformacji – na przykład można dzięki temu pozyskiwać dane do skomplikowanych modeli wprost z treści umów.
Ł.P.: Które rozwiązania cieszyły się największą popularnością wśród konsumentów? Ile zawarto umów kredytowych, na jaką wartość, jaki jest udział tych umów ogółem, ile zawarto umów na prowadzenie rachunków bankowych, itp., za pośrednictwem Autenti?
M.M.: Pełne dane za 2020 będą dostępne w naszym raporcie rocznym. Należy podkreślić, że w BNP Paribas korzystamy zarówno z technologii Autenti zintegrowanej z naszymi systemami (kredyty ratalne; wpłaty/wypłaty gotówki; leasing; otwieranie rachunków) jak i platformy webowej (która pozwala na manualne nadawanie i podpisywanie dokumentów). W samym 3Q2020 r. w procesach paperless w banku podpisaliśmy ponad 73 tys. umów.
Warto wspomnieć, że w 2020 roku uruchomiliśmy nowe produkty w paperless: leasing dla przedsiębiorców; wpłaty i wypłaty gotówki; otwieranie rachunków w oddziale. W ramach naszej współpracy wydaliśmy łącznie blisko 500 podpisów kwalifikowanych dla naszych pracowników – większość z nich w innowacyjnym procesie zdalnej weryfikacji tożsamości.
Proces ten jest dostępny również dla naszych klientów, którzy zdecydują się na zakup podpisu kwalifikowanego w ramach specjalnej oferty przygotowanej we współpracy z Autenti. Bardzo ciepłym przyjęciem ze strony klientów cieszyły się wpłaty/wypłaty gotówki realizowane przy pomocy smartphone. Rozwiązanie genialne w swojej prostocie.
Ł.P.: Czy równie dobre liczby dotyczą także mikrofirm?
M.M.: Na samej platformie webowej w 2020 podpisaliśmy blisko 600 dokumentów z naszymi klientami firmowymi. Do tego trzeba pamiętać o dokumentach podpisanych podpisem kwalifikowanym i przekazanych do banku innymi kanałami. Tych było pewnie zdecydowanie więcej – ale nie mamy twardych danych.
Najważniejszym wyzwaniem – szczególnie w relacjach z przedsiębiorcami – pozostaje edukacja odnośnie e-podpisu. Produkty oferowane przez Autenti są niezwykle łatwe i intuicyjne w użyciu – natomiast ciężko o nich w sposób przystępny napisać.
Ł.P.: BNP Paribas mocno się rozwinął technologicznie i wygląda na to, że współpraca z takimi startupami jak Autenti czy też Booksy przynosi korzyści. Czy już rozglądają się Państwo za kolejnym startupem?
M.M.: Bank nieustannie współpracuje ze startupami i scaleupami. Wspólnie wdrażamy nowe rozwiązania – zarówno wewnątrz banku, jak i dla naszych klientów. Cały czas uważamy, że innowacji nie da się budować samemu – współpraca jest konieczna. W 2021 roku stawiamy na platformizację i wspólne budowanie produktów. Na pewno w najbliższym czasie ogłosimy kilka nowych inicjatyw.
Ł.P.: Jakie dalsze plany rozwoju w zakresie paperless i wykorzystania e-podpisu?
M.M.: Po pierwsze bardzo poważnie podeszliśmy do kwestii środowiskowych związanych ze zmniejszeniem zużycia papieru. W pierwszym kwartale 2021 r. zamierzamy dość szczegółowo opisać jaki jest wpływ paperless na środowisko – zarówno zmniejszenie śladu węglowego, jak i oszczędność wody, która jest bardzo istotnym kosztem produkcji papieru.
Będziemy również pracować nad ofertą Autenti dla naszych klientów – zarówno w zakresie podpisu kwalifikowanego, jak i samej platformy. W 2021 roku chcemy zintegrować Autneti z co najmniej dwoma kolejnymi produktami – tak jak ma to miejsce w przypadku kredytów ratalnych. Jak mówiłem wcześniej – paperless „wszedł” w nasze DNA – nie wyobrażam sobie tworzenia nowych produktów czy usług, które miałyby bazować na papierowych dokumentach – chyba, że jest to bezwzględnie wymagane przepisami prawa.
Mamy bardzo ambitne plany redukcji zużycia papieru w banku. No i oczywiście w 2021 roku będziemy chcieli wspomóc Autenti w ekspansji zagranicznej.
Dziękuję za rozmowę.
Z Michałem Miszułowiczem rozmawiał Łukasz Piechowiak.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o współpracy BNP Paribas z Autenti – posłuchaj naszego podcastu: „Papier i pióro są zbędne. Podpisuj dokumenty online”. W trakcie nagrania udało nam się podpisać przykładową umowę online – sprawdźcie jakie to proste i wygodne.
Ostatnie podcasty