Na wstępie warto zaznaczyć, że operatorzy płatności internetowych tacy jak Tpay działają w charakterze krajowej instytucji płatniczej (KIP). Wiąże się to z koniecznością uzyskania przez nich zezwolenia Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) oraz podlegania jej nadzorowi. A to z kolei pociąga za sobą określone zobowiązania.

Dlaczego operator płatności prosi o dokumenty?

Na operatorach płatności ciąży prawny obowiązek identyfikacji i weryfikacji tożsamości ich klientów (e-sprzedawców). Wynika on z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zwanej ustawą AML (Anti Money Laundering). Akt ten nakłada na określone grupy instytucji finansowych i przedsiębiorców obowiązki, które mają na celu m.in. zapobieganie wprowadzeniu do legalnego obrotu środków pochodzących z przestępstwa.

W świetle wspomnianej ustawy AML, weryfikacja tożsamości klienta, a także osoby upoważnionej do działania w jego imieniu i beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie:

  • dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej,
  • dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Wymóg przedstawienia przez merchanta dowodu osobistego, a czasem także dokumentów rejestrowych firmy szczegółowo określają procedury przyjęte przez operatora. Jest on niezbędny do spełnienia obowiązków w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Jak wygląda weryfikacja merchanta u operatora płatności?

Przyjrzymy się, jak przebiega proces weryfikacji na przykładzie operatora płatności Tpay. E-sprzedawcy, aby móc przyjmować płatności online w swoim sklepie mają do wykonania kilka kroków. Pierwszym z nich jest założenie konta w Tpay. Sama rejestracja polega na podaniu adresu e-mail i nazwy firmy oraz zaakceptowaniu regulaminu. Aby aktywować konto w Panelu Akceptanta należy postępować zgodnie z instrukcją otrzymaną mailem. Po ustanowieniu hasła przychodzi czas na właściwy proces weryfikacji.

W celu przejścia weryfikacji przez Tpay należy w Panelu Akceptanta wybrać sekcję “Zweryfikuj konto”. Pojawia się w niej formularz, w którym wymagane jest podanie danych firmy. W kolejnym etapie, konieczne jest załączenie wymaganych dokumentów oraz dokonanie opłaty aktywizacyjnej.

O jakie dokumenty prosi operator płatności? Bezwzględnie wymagany w procesie weryfikacji przez Tpay jest dowód tożsamości właściciela figurującego w CEIDG lub reprezentanta firmy figurującego w KRS. Zawsze musi być on zeskanowany z obu stron.

Dokładny przebieg procesu weryfikacji zależy od modelu działalności merchanta. Inaczej będzie on wyglądał w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, a inaczej w przypadku spółki z o.o. czy akcyjnej, gdzie mogą być wymagane dodatkowe dokumenty. Ostatecznie wszystko sprowadza się do zweryfikowania, czy dany podmiot faktycznie prowadzi legalną działalność, a podany przez niego numer konta przypisany jest do zgłoszonej osoby/firmy.

Operatorzy płatności zobowiązani są do aktualizowania danych swoich klientów, stąd pojawia się reweryfikacja. W jej ramach operator na przykład sprawdza, czy zweryfikowany e-sprzedawca nie zmienił profilu działalności.

Aby pozytywnie przejść weryfikację u operatora płatności:

  • załącz wszystkie wymagane dokumenty i przekaż niezbędne dane;
  • upewnij się, że strona, na której chcesz przyjmować płatności jest dostępna;
  • sprawdź, czy zamieściłeś regulamin z opisem zasad zwrotu i reklamacji;
  • nie zapomnij udostępnić kupującym polityki prywatności.

Dlaczego nie trzeba się bać wysłania dowodu sprawdzonemu operatorowi płatności?

Prośba o przesłanie skanu dokumentów tożsamości w celach weryfikacyjnych może początkowo wzbudzić niechęć czy obawy. Należy jednak pamiętać, że takie działanie operatora płatności, stosowane jest w myśl przepisów prawa. Procedurze weryfikacji tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu przyświeca przede wszystkim troska o bezpieczeństwo kupujących, jak i sprzedawców.

Operator płatności np. Tpay, przetwarza informacje zawarte w przekazanych dokumentach dbając przy tym o zapewnienie poufności danych i ich bezpieczeństwo. Przypominamy, cały proces przebiega u operatora pod lupą organów nadzoru. Co ważne z punktu bezpieczeństwa, skan dokumentu tożsamości zazwyczaj nie jest przesyłany drogą mailową, lecz załącza się go w specjalnym panelu czy stronie internetowej.

Dla osób, które chcą przejść proces weryfikacji, ale mocno obawiają się przekazania dowodu osobistego jest pewne rozwiązanie. Tpay dopuszcza by dokument tożsamości był przekreślony lub posiadał znak wodny/adnotację, że jest przekazany jedynie w celu weryfikacji w serwisie Tpay. Można także zasłonić część prezentującą wizerunek osoby.

Jakie korzyści dla sprzedawców i klientów daje dokładna weryfikacja e-sklepów?

Polacy pokochali zakupy w sieci, co niestety próbują wykorzystywać oszuści. Cyberprzestępcy na przykład tworzą fikcyjne e-sklepy i namawiają do opłacenia zamówienia, którego kupujący nigdy nie otrzyma. Gdy sprzedawca przyjmuje płatności jedynie podając numer konta bankowego do wpłat może to wzbudzić podejrzenia. Integracja z płatnościami elektronicznymi – a więc przejście weryfikacji u operatora – wzmacnia postrzeganie sklepu internetowego jako bezpiecznego miejsca.

O tym, że bezpieczeństwo jest kwestią priorytetową dla osób robiących zakupy online nie trzeba przypominać. Warto za to podkreślić, że Polacy myśląc o bezpieczeństwie przywiązują uwagę do dostępnych metod płatności. Mianowicie badanie przeprowadzone przez firmę Tpay i agencję badawczą SW Research ukazuje, że dla 39% respondentów preferowana obecność operatora przy metodzie płatności wiąże się z bezpieczeństwem transakcji. Co więcej, badanie wskazuje, że operator płatności jest ważny dla aż 67% Polaków kupujących online.

Aby rozwiać wątpliwości klientów warto w sklepie internetowym zamieścić informację o bezpieczeństwie dokonywanych transakcji. Może to zrobić na zasadach operatora płatności sprzedawca, który został pozytywnie zweryfikowany. Merchanci chcąc spełnić obowiązek prawny informują klientów o tym, kto konkretnie obsługuje płatności w ich sklepie. Zazwyczaj tego typu notyfikacja pojawia się w polityce prywatności czy regulaminie sklepu, ale warto zamieścić ją również w formie materiałów graficznych z logotypem operatora. Chodzi o przekazanie jasnego komunikatu – ten sprzedawca jest wiarygodnym partnerem operatora płatności.

Zweryfikowani merchanci nie tylko wzbudzają większe zaufanie kupujących, ale przede wszystkim zyskują pewność, że środki przekazywane przez zamawiających za zakupy trafią na właściwe, sprawdzone przez operatora konto – do osoby lub firmy, która faktycznie prowadzi sprzedaż.