Zakładasz działalność? TOP 5 rozwiązań, które ułatwią prowadzenie firmy

Łukasz Piechowiak
Łukasz Piechowiak
#BankTech
Opublikowano: 9 maja 2019, 11:16 Aktualizacja: 9 maja 2019, 11:40

Zakładając działalność gospodarczą warto pomyśleć o narzędziach pracy – a w szczególności o takich, które dotyczą wygodnego administrowania. Właśnie dlatego przedstawiamy subiektywną listę TOP5 „fintechowych” rozwiązań, które są niezbędne dla wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą. Jeśli z nich skorzystacie, to prowadzenie firmy stanie się prostsze i będziecie mieć więcej czasu na prawdziwą pracę.

Zakładanie działalności gospodarczej zajmuje krótką chwilę. Można to zrobić przez internet. Najwięcej energii zajmuje poszukiwanie informacji o prowadzeniu firmy. W gąszczu prawniczego i administracyjnego potoku sprzecznych informacji, często zdezaktualizowanych lub zwyczajnie wprowadzających w błąd, szczególnie dużo czasu zajmuje poszukiwanie odpowiedzi na pytanie, jaką formę opodatkowania wybrać i co można wrzucić w koszty?

W 90% przypadków właściwym wyborem jest wybranie podatku liniowego 19% oraz zarejestrować się jako płatnik VAT. Kiedyś wymagało to mniej formalności, ale mafia vatowska zrobiła swoje. Teraz jest trudniej, ale wciąż jest to możliwe. Rozliczenia najlepiej dokonywać kwartalnie, ale obecnie w pierwszym roku działalności nie jest to możliwe. W koszty wrzucamy komputer, telefon, samochód i rower, meble biurowe i ekspres do kawy, jeśli posiadamy biuro, którym może być część mieszkania, w którym żyjemy. Wbrew pozorom nie jest to tak skomplikowane.

O wiele trudniejsze jest wybranie właściwych nowoczesnych narzędzi pracy, które ułatwią administrowanie działalnością i sprawią, że będziemy dobrze zorganizowani i profesjonalni. Poniżej nasza subiektywna lista tego na co należy zwracać uwagę.

 I Po pierwsze odpowiednie konto w banku

Nie da się prowadzić firmy bez wygodnego konta w banku. Wybierzmy rachunek w takim banku, który oferuje wygodną aplikację mobilną, szybkie przelewy i dużą sieć wpłatomatów i bankomatów. Aplikacje są lepsze i gorsze, ale w przypadku 5 największych banków w Polsce, różnice są minimalne. Dlatego lepiej skupić się na detalach cennikowych – przede wszystkim na tym, ile kosztują szybkie przelewy (to czasem się przydaje).

Praktycznie każdy duży bank działający w Polsce ma bogatą ofertę dla początkujących przedsiębiorców, ale jeśli nie planujesz prowadzić masowej sprzedaży to spokojnie wystarczy zwykłe konto jak dla klienta indywidualnego. Liczy się proste definiowanie danych do przelewów, alerty o przychodach i wydatkach oraz dobra przeglądarka historii rachunku. Wybierz fintechowy bank, ale pamiętaj o tym, że prowadzenie firmy to odpowiedzialność także finansowa, dlatego na tym etapie, jeśli nie musisz, to powstrzymaj się od eksperymentowania z bankami nielicencjonowanymi w Polsce. Na razie jesteś Jonem Snowem przedsiębiorczości, z pewnymi decyzjami lepiej poczekać aż zdobędzie się trochę więcej doświadczenia i pewności.

II Po drugie księgowość online

To kolejny „must have” dla nowoczesnego przedsiębiorcy. Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą, to musimy w sposób należyty prowadzić także swoją księgowość. Naprawdę chcesz to robić sam i liczysz na to, że nie popełnisz błędu? Ewentualnie masz zamiar nosić co miesiąc papiery do stacjonarnego biura rachunkowego? Jest XXI wiek, skup się na biznesie. Cena księgowości online w podstawowych pakietach, a takie zwykle wystarczą na początku, oscyluje wokół 150 zł miesięcznie.

Forma elektroniczna to idealne rozwiązanie dla osób ceniących sobie swobodę działania i mobilność. Ponadto platformy do księgowość online to rozwiązania połączone ze wsparciem konsultantów od księgowości i prawa. Jeśli nie potrzebujesz zaawansowanych interpretacji podatkowych, tylko informacji o terminach i sposobach wystawienia korekty faktury, to po prostu nie ma dyskusji i jest to najlepsze rozwiązanie.

Większość ofert księgowości online zawiera takie rozwiązania jak programy do fakturowania, systemy do zarządzania zadaniami i kontaktami, księgowe schematy wydatków i przychodów, deklaracje i raporty JPK i rozwiązania do zarządzania pojazdami.

Usługi księgowości online oferują też niektóre banki – mBank, Santander Bank Polska, PKO Bank Polski, czy Idea Bank.

III Po trzecie Profil Zaufany

Profil Zaufany pozwala na autoryzowanie dokumentów i czynności administracyjnych wykonywanych przez Internet. PZ w pewnym sensie zastępuje kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest on całkowicie darmowy. Przeciętny przedsiębiorca „w pracy” korzysta z tego rozwiązania sporadycznie, ale zwykle jest ono najbardziej potrzebne wtedy, gdy nie mamy kompletnie czasu i ochoty na wycieczkę do urzędu. Profilem Zaufanym potwierdzimy na przykład wniosek o założenie działalności gospodarczej, ale też zmiany w PKD czy dane adresowe.

Profil Zaufany można założyć bez wychodzenia z domu, jeśli jesteśmy klientami PKO Banku Polskiego, Banku Pekao, mBanku, Santandera, ING Banku Śląskiego, Banku Millennium, czy Alior Banku. Zgodnie z danymi Ministerstwa Cyfryzacji z Profilu Zaufanego korzysta już prawie 3 mln Polaków.

IV Po czwarte aplikacje do zarządzania kontaktami i dobra poczta elektroniczna

Kontakty są bardzo ważne. Nie wyrzucaj wizytówek, bo nigdy nie wiesz, kiedy może się przydać. Jeśli spotykasz się z kimś, to poświęć tę chwilę by poprawnie zapisać dane tej osoby lub firmy w telefonie. Książka telefoniczna musi być tak skonfigurowana, by w razie zgubienia smartfona, łatwo można było ją odtworzyć.

Nie wystarczy kolekcjonowanie wizytówek i odkładanie ich do pudełka. Zwykle jest tak, że gdy potrzebujemy danej wizytówki to pewnie i tak jej nie znajdziemy lub zmarnujemy na to cenny czas. Właśnie tutaj na ratunek przychodzą aplikacje do zarządzania kontaktami i rozwiązania wykorzystujące technologie OCR – czyli rozpoznawania tekstów. Dzięki temu wystarczy zrobić zdjęcie wizytówce, a dane od razu zostaną zaciągnięte do kontaktów. Dobrym przykładem takiej aplikacji jest ABBYY BCR. Jest płatna, ale działa bardzo dobrze.

Przedsiębiorca musi też trzymać rękę na pulsie i odpowiadać na maile. Zarówno z poziomu komputera, jak i telefonu. Poczta musi działać bez problemowo, umożliwiać wygodne filtrowanie wiadomości, przesyłanie załączników, a także – łatwą konfigurację stopki. Nie ma sensu wyważać otwartych drzwi – prawdopodobnie najlepszym i najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest Gmail.

Poczta od Google w domenie gmail.com jest darmowa. Ponadto otrzymujesz kalendarz Google i możliwość korzystania z Arkuszy. Nie każdy przedsiębiorca pracuje na Wordzie, ale praktycznie każdy musi mieć dobry kalendarz. Poświęć chwilę na jego konfigurację, nauczenie obsługi i rzetelne prowadzenie. Jeśli tego nie zrobisz, to zaczniesz, gdy po raz pierwszy przegapisz ważne spotkanie, bo pomylisz adres, datę lub godzinę. W szkole tego nie uczą, ale współcześnie w codziennym życiu zawodowym to wbrew pozorom jest fundamentalna umiejętność.

V Po piąte rozwiązania do optymalizacji pracy

Myślisz, że wszystko masz w głowie, pamiętasz każdy szczegół i idealnie organizujesz swój czas? Nie jesteś pierwszą i ostatnią osobą, która ma takie przekonanie. Jednak z czasem rozwiązania do zarządzania zadaniami mogą okazać się niezbędne – chociażby po to, by podsumować swoją pracę i wyznaczać kolejne cele.

Ponadto w natłoku obowiązków czasem ciężko się odnaleźć, a niektóre zadania mogą nam umknąć. Prowadzenie działalności w dobie internetu oraz smartfonów daje nam komfort możliwość korzystania z darmowych narzędzi do zarządzania swoimi zadaniami, taskami tudzież projektami.

Dobrym przykładem może być apka Trello czy Wunderlist. Zanim skrzywisz się twierdząc, że jest to głupie i niepotrzebne, pomyśl o korzyściach – dobra organizacja to świadectwo profesjonalizmu, a dzisiaj to właśnie ta cecha jest jedną z tych, które tworzą przewagi na rynku. Jak to działa? Przykładowo Trello pozwala na tworzenie tablic, gdzie w kolumnach ustawia się zadania – to taka cyfrowa tablica korkowa, do której przykleja się żółte karteczki. Kolumny określają etap, na jakim znajduje się zadanie (zaplanowane, w realizacji, w testach/odbiór, zakończone).

Wystarczy ustalić zadania do wykonania, umieścić je na tablicach i kontrolować ich realizację. Trello pozwala także na komentowanie poszczególnych wątków i przekazywania update’ów na temat postępów. Jest to nieocenione dla małych zespołów, zwłaszcza gdy musisz kontrolować czyjąś pracę, a zadań jest wiele. Nie wymaga to wybitnych talentów administracyjnych. Nie musisz być skrupulatnym skrybą. Wystarczy, że zachowasz uznane przez siebie samego własne minimum rzetelności.

Gdy realizujesz dużo projektów, to tego typu aplikacje pozwolą na ich usystematyzowanie. Jeśli masz ich mało, ale często – to korzystając z tego narzędzia po jakimś czasie będziesz miał łatwy podgląd na ogrom wykonanej pracy i uzyskane efekty. Na jakimś etapie prowadzenia firmy na pewno będzie to przydatne. A, jeśli nie? To Twoja firma – sam wiesz najlepiej jak ją prowadzić, ale nie zaprzeczysz, że lepiej wiedzieć, że takie narzędzia istnieją niż żyć w nieświadomości.


Tekst chroniony prawem autorskim. Każdorazowe kopiowanie wymaga zgody redakcji.

Pokaż komentarze (0)

dzialalnosc-gospodarcza-online-ksiegowosc-bankowosc