Czym jest e-paragon? To paragon fiskalny wygenerowany w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług („Ustawa o VAT”) „podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony”.

Wobec tego wydawanie e-paragonów w miejsce papierowych dokumentów fiskalnych jest opcjonalne. Decyzję, czy wydać e-paragon, czy wydrukować go tradycyjnie podejmuje nabywca (o ile taka opcja jest w danym punkcie sprzedaży udostępniana). Przepisy nie standaryzują sposobu wyrażenia zgody przez klienta czy rozsyłania elektronicznych paragonów, wskazują jedynie, że powinien on być uzgodniony z nabywcą. Przekazanie e-paragonu może mieć więc miejsce np. SMS-owo, mailowo lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcjonalnością.

Jedną z popularnych form realizacji przepisów będzie zapewne wysyłanie paragonu w formacie .PDF na podany przez klienta adres poczty elektronicznej – jak ma to obecnie miejsce w przypadku wystawiania elektronicznych faktur VAT.

Najważniejsze regulacje dotyczące e-paragonów

Szczegółowe ramy prawne umożliwiające wystawianie e-paragonu zamiast papierowego paragonu fiskalnego obowiązują od 25 kwietnia 2020 roku. Obok przepisów wynikających z wspomnianej Ustawy o VAT stanowi je rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących („Rozporządzenie”). Akt ten określa m.in. sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (fiskalnych), warunki i sposób używania kas oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas.

Rozporządzenie określa e-paragon mianem „dokumentu w postaci elektronicznej”. Definiuje go jako „utworzony przez kasę online zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych”.

W myśl Rozporządzenia, podatnicy (sprzedawcy) prowadzący ewidencję sprzedaży towarów i usług przy użyciu kas online, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Możliwe jest również wystawianie paragonu fiskalnego anulowanego lub faktury anulowanej w postaci elektronicznej, jeśli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana.

Faktura elektroniczna jest powszechnie stosowana w obrocie, przede wszystkim z uwagi na łatwość w przechowywaniu takiego dokumentu. Wdrożenie e-paragonów jest naturalnym krokiem w stronę cyfryzacji relacji gospodarczych. Podobnym novum są kasy wirtualne –  sprzedawca może korzystać z tabletu czy smartfonu jak z tradycyjnej kasy fiskalnej (oczywiście pod warunkiem zaopatrzenia się w odpowiednią drukarkę).

E-paragony, stanowiące dokument fiskalny, muszą spełniać wymogi określone przepisami. Mianowicie należy wystawiać je w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia, podatnicy powinni wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

– Od zasady wydawania paragonu w postaci papierowej przy sprzedaży przewidziany jest wyjątek w przypadku sprzedaży towarów i usług za pomocą automatów (np. popularne automaty z żywnością czy kasy samoobsługowe w myjniach samochodowych). Zgodnie z Rozporządzeniem, w przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego w postaci papierowej, jeżeli zapewni klientowi możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług – komentuje Aleksander Wasiak, associate w kancelarii Raczyński, Skalski & Partners.

Podsumowując, na ten moment możliwość wystawiania i wydawania e-paragonów wymaga:

  • statusu podatnika VAT,
  • prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy online,
  • zgody nabywcy,
  • uzgodnienia sposobu przekazania e-paragonu. 

Jakie kasy fiskalne umożliwiają wystawianie e-paragonów?

Przekucie rewolucyjnych idei w praktyczne wdrożenia często wymaga wymuszenia zmiany na otoczeniu, tak też jest w przypadku e-paragonów. Ich upowszechnienie się jest zależne od wyprodukowania kas fiskalnych z odpowiednią funkcjonalnością. Jak już wspomniano, e-paragony mogą być wystawiane przy użyciu kasy online.

Czym jest kasa fiskalna online? Zgodnie z Ustawą o VAT to kasa rejestrująca, która zapewnia prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiająca połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. W związku z tym, aby taka kasa mogła prawidłowo działać musi mieć zapewniony dostęp do sieci teleinformatycznej.

Przedsiębiorcy mogą stosować kasy online od 1 maja 2019 r., wtedy weszła bowiem w życie stosowna nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach. Przy czym określone rodzaje biznesów mają narzucony obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasach fiskalnych online. Chodzi m.in. o podmioty świadczące usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej i prawnicze.

Nowelizacja przepisów miała na celu wprowadzenie rozwiązań pozwalających na stosowanie do ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych kas rejestrujących przesyłających dane do centralnego systemu teleinformatycznego (kasy online), prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,  czyli Centralnego Repozytorium Kas.

– Kasy online muszą posiadać wbudowaną funkcjonalność, która umożliwia zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas. Kasy online przesyłają informacje o każdej transakcji zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, ze szczegółami pozwalającymi na ustalenie wysokości podstawy opodatkowania i kwot podatku należnego, stawki podatku, rodzaju towaru/usługi, a także czasu i miejsca instalacji kasy – dodaje Aleksander Wasiak.

Regulacje prawne dopuszczające wydawanie e-paragonów znalazły się początkowo w opozycji do funkcjonalności kas rejestrujących dostępnych na rynku. Zgodnie z danymi, przytoczonymi przez Ministerstwo Finansów, na koniec września 2021 roku na rynku działało 674 tys. kas online. Zmian wymagały kryteria i warunki techniczne, którym muszą one odpowiadać. W innym przypadku upowszechnienie e-paragonów w praktyce nie byłoby realne.

Stosowne rozporządzenie w tym zakresie weszło w życie dopiero we wrześniu 2021 roku. Mowa o rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Na jego mocy od 29 września 2021 r. jest możliwe wystawianie i wydawanie e-paragonu bez konieczności jego drukowania w kasach online. Oczywiście kasy tego typu nie były od razu przygotowane do wydawania paragonów w postaci elektronicznej bez uruchamiania wydruku wersji papierowej. Potrzebne było opracowanie nowych funkcji i podanie ich homologacji Głównego Urzędu Miar. Proces ten wymaga czasu więc wprowadzania takich urządzeń przez ich producentów do sprzedaży dopiero zaczyna mieć miejsce.

Z ww. rozporządzenia technicznego wynika, iż kasa rejestrująca powinna wystawić paragon fiskalny w postaci papierowej i w postaci elektronicznej (utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych) albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej zawierające w szczególności następujące pozycje:

  • element graficzny, o ile występuje,
  • dane identyfikujące podatnika (sprzedawcę),
  • NIP podatnika,
  • numer kolejny dokumentu,
  • oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
  • blok danych z pozycjami transakcji,
  • łączną wartości sprzedaży brutto,
  • wysokość podatku należnego,
  • numer kolejny paragonu;
  • numer kasy;
  • oznaczenie kasjera;
  • datę i czas zakończenia sprzedaży;
  • skrót SHA2 poprzedniego paragonu fiskalnego, który nie jest drukowany;

W temacie kas online warto przypomnieć, że z dniem 1 lipca 2022 r. biznesy korzystające z kas online będą musiały dodatkowo zadbać o ich połączenie z użytkowanymi terminalami płatniczymi. Za brak zapewnienia takiej integracji, przedsiębiorcy grozi kara pieniężna w wysokości 5 tys. złotych.

Powyższy obowiązek wynika z nowelizacji Ustawy o VAT w związku z wprowadzeniem „Polskiego Ładu”. Zgodnie z nowowprowadzonym art. 111 ust. 6kb tej ustawy, w przypadku stwierdzenia przez US, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tj. przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, ma obowiązek zapewnić współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym), nie zapewni współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, będzie mógł nałożyć na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł.

Kasy wirtualne a paragony w postaci elektronicznej

Początkowo e-paragony w praktyce mogły być wystawiane jedynie przy zastosowaniu tzw. kas wirtualnych, czyli mających postać oprogramowania. Produkcję takich urządzeń regulują rozporządzenia dotyczące kas wirtualnych, które weszły w życie w dniu 1 czerwca 2020 r. Mowa o rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tego typu kasy mogą być instalowane jedynie u wybranych grup przedsiębiorców z określonych branż tj. transportowej (np. taksówkarze), gastronomicznej (np. usługi cateringowe), hotelarskiej (np. pola campingowe) oraz w sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. Kasy wirtualne mają w praktyce formę aplikacji instalowanej np. na tablecie czy smartfonie. W takim przypadku kasą fiskalną nie jest więc konkretne urządzenie, ale jego oprogramowanie. Zgodnie z przepisami to osoba prowadząca działalność decyduje, z jakiej kasy spełniającej wymogi będzie korzystać, czyli wybór kasy wirtualnej jest fakultatywny.

– Trzeba pamiętać o tym, aby urządzenia, których używamy jako kasy wirtualnej odpowiednio zabezpieczać przed dostępem osób trzecich i aktualizować. Ponadto, na każde żądanie organy podatkowe należy udostępnić oprogramowanie wraz z urządzeniem, na którym zostało ono zainstalowane. W przypadku awarii albo utraty urządzenia podatnik ma obowiązek powiadomić o tym właściwego naczelnika US – odpowiednio w ciągu 24 godzin od stwierdzenia wystąpienia awarii albo 3 dni od powzięcia informacji o utracie – wyjaśnia Aleksander Wasiak, associate w kancelarii Raczyński, Skalski & Partners.

Kas wirtualnych oraz kas online będzie w Polsce tylko przybywać. Dlaczego? Ponieważ pozostałe rodzaje kas tj. kasy z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy z papierowym zapisem kopii są zgodnie z przepisami są stopniowo wycofywane z rynku. Te pierwsze będzie można zakupić jedynie do 31 grudnia 2022 roku – do tego czasu zachowuje ważność potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że tego typu kasy spełniają warunki techniczne. Z kolei kasy z papierowym zapisem były dostępne w sprzedaży tylko do 31 sierpnia 2019 roku.

Kasy starszego typu nadal mogą być użytkowane po tych terminach, o ile pozwala na to ich stan techniczny i jeśli zostały nabyte w okresie obowiązywania ww. potwierdzenia. Na podatnikach prowadzących ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, ciąży jednak obowiązek wydruku dokumentów fiskalnych.

Na upowszechnieniu e-paragonów mogą skorzystać fintechy

Nadal kwestią otwartą pozostaje sposób, w jaki klient miałby otrzymywać paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Trudno wyobrazić sobie podawanie za każdym razem przy kasie adresu e-mail, czy też numeru telefonu. Nie wspominając, że niesie to za sobą ryzyko pomyłki, złamania przepisów RODO czy tworzenia się kolejek. Jednym z pomysłów, który przewija się w mediach jest propozycja aplikacji lub serwisu rządowego, który udostępniałby e-paragony w jednym miejscu. Klient miałby przypisane w nim konto, a także np. unikalny kod do skanowania przy zakupach.

W dobie tzw. superaplikacji, łączących wiele funkcji powyższe rozwiązania wydają się być mało atrakcyjne dla klientów. Współcześni konsumenci oczekują możliwości zarządzania swoimi finansami z poziomu jednej bądź maksymalnie kilku aplikacji. Wraz z upowszechnianiem się e-paragonów, zyskają te fintechy, które w swoich aplikacjach finansowych udostępnią do nich wgląd swoim użytkownikom.

Udokumentowanie wszystkich transakcji wraz z ich szczegółami w jednym miejscu daje klientom możliwość pełniejszej analizy wydatków oraz ich prognoz. To także baza dla fintechów do poszerzenia swojej oferty o nowe, zaawansowane funkcje, jak na przykład programy lojalnościowe, zarządzanie zwrotami, czy spersonalizowane oferty na podstawie historii zakupów.

– Rozwiązania z zakresu zarządzania finansami osobistymi zyskały na dodatkowej popularności od kiedy użytkownicy mogą korzystać z usług w ramach „open bankingu”. Możemy wyobrazić sobie zatem aplikację, w której będziemy ewidencjonować wszystkie nasze wydatki dzięki usłudze AIS, a do poszczególnej transakcji przypisany zostanie wydany przez sprzedawcę e-paragon – mówi Aleksander Wasiak.

O wprowadzenie e-paragonów do swoich aplikacji mobilnych zapewne zawalczą także tradycyjni gracze, czyli banki. Już dziś większość z nich w swoich kanałach mobilnych ma ofertę wykraczającą poza produkty finansowe – zgodnie ze wspomnianym trendem „superaplikacji”. W aplikacjach bankowych pojawiają się m.in. opcje jak zakup ubezpieczeń, biletów komunikacyjnych czy parkingowych. Banki udostępniają w nich także narzędzia do analizy i zarządzania domowym budżetem. Ich wadą jest konieczność notowania wydatków na własną rękę, gdyż do określonych kategorii są przypisywane całe transakcje, a to nie daje wiedzy na co konkretnie wydaliśmy pieniądze. Informacji na ten temat mogłyby dostarczyć właśnie podpięte w aplikacji e-paragony.

Jeden z banków, a konkretnie PKO Bank Polski ma już za sobą nawet testy podobnego rozwiązania. Bank w 2019 roku wziął udział w pilotażu projektu eParagon, który był realizowany przy udziale KIR, PKN ORLEN oraz eService. W jego ramach paragony dotyczące zakupów na stacjach PKN ORLEN były udostępniane zainteresowanym klientom na ich kontach w bankowości elektronicznej. eParagon nie zastępował jednak paragonu fiskalnego, który nadal musiał być drukowany w formie papierowej, zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami. Program ten wystartował akurat po pojawieniu się aplikacji ORLEN Mobile, umożliwiającej płatności za paliwo bez podchodzenia do kasy. Najważniejszym wnioskiem płynącym z tego pilotażu było to, że w dobie takich rozwiązań jak wymieniona powyżej aplikacja PKN Orlen paragony papierowe to przeżytek.

Z perspektywy firm z sektora FinTech, e-paragony to również kolejny obszar, w którym można działać w roli dostawcy usług, bądź systemów oraz technologii. Za przykład tutaj może posłużyć australijski fintech Slyp, który oferuje własne rozwiązanie z zakresu elektronicznych paragonów. W jego ramach wystarczy zapłacić kartą płatniczą, aby otrzymać e-paragon w aplikacji bankowej lub w wiadomości SMS. Niezbędne przy tym jest by sprzedawca oraz wydawca karty byli zintegrowani z systemem fintechu. W Slyp niedawno zainwestowały cztery największe banki z Australii. Ukazuje to jednocześnie potencjał takich rozwiązań, jak i zapotrzebowanie banków na ich wdrożenie.

Nadchodzi koniec papierowych paragonów?

Przed paragonami jakie znamy dziś, popularne były papierowe bloczki z zapasową kalką, wypełniane odręcznie. Dziś już prawie nikt o nich nie pamięta, a z pewnością nie tęsknią za nimi klienci i sprzedawcy. Czy papierowe paragony już wkrótce podzielą ich los? Obecnie ich użycie jest raczej niewielkie, także producenci papierowych rolek mogą póki co spać spokojnie. Z e-paragonów korzystają intensywniej jedynie wybrane branże np. firmy świadczące przewóz osób. Jako jedne z pierwszych w Polsce e-paragony zaczęły wystawiać Uber i Bolt. Dzięki wdrożeniu wirtualnych kas fiskalnych, ich klienci już od ponad roku otrzymują dokumenty fiskalne wyłącznie mailowo, w postaci elektronicznej.

Ustawodawca zdecydował się uregulować sposób działania aplikacji, z których korzystamy w celach transportowych. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób określa minimalne wymagania funkcjonalne dla aplikacji mobilnych udostępnianych przez popularnych przewoźników. Zgodnie z rozporządzeniem aplikacja powinna informować nas m.in. o uprawnieniach przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy w zakresie przewozu osób na podstawie licencji i uprawnieniach kierowcy do realizacji przewozu.

Cyfrowe paragony są również dobrze znane m.in. użytkownikom aplikacji mobilnych Lidl Plus i Mój Carrefour. Należy jednak podkreślić, że w tych przypadkach paragony wyświetlane na ekranie smartfona nie mają charakteru fiskalnego. Oznacza to, że przy kasie klient skanując swoją aplikację i tak otrzyma paragon w formie papierowej. Paragony w aplikacji to wciąż jednak potwierdzenie zakupy, które może przydać się chociażby do reklamacji produktu albo usługi.

Ministerstwo Finansów w e-paragonach upatruje nowy standard. Mówi się o planach dalszego rozwoju tego projektu. W styczniu bieżącego roku została nawet udostępniona rządowa aplikacja e-Paragony, ale póki co nie ma w niej funkcji e-paragonu. Resort zapewnia, że ma się to zmienić.

Nim nastąpi całkowite zastąpienie nową technologią obecnych rozwiązań, zwykle mijają lata wspólnej koegzystencji na rynku. Tak też zapewne będzie w przypadku papierowych paragonów i ich cyfrowych odpowiedników. Błyskawiczny sukces e-recept, którym co prawda sprzyjała pandemia, może sugerować, że Polacy szybko przekonają się również do otrzymywania e-paragonów.